Met een Zapier koppeling kun je ervoor zorgen dat er een zap gaat lopen, elke keer als er een nieuwe aanmelding is gedaan bij een evenement in jouw Huddle. Dit kan erg handig zijn als je deelnemers van je evenement wil toevoegen aan een automation om extra informatie te mailen over het evenement.
Wat is Zapier?
Meer informatie over Zapier kan je vinden in deze handleiding 👇
De Zapier koppeling opzetten
1. Inloggen of een account aanmaken op Zapier
Je hebt een account nodig voor Zapier, deze kun je aanmaken op https://zapier.com. Als je dit hebt gedaan, zorg dat je dan bent ingelogd!
2. Maak gebruik van onze invite link
Om gebruik te maken van de Huddle Zapier koppeling, moet je onze invite link volgen. Dat is deze link. Klik daarop, scroll naar beneden en klik op Accept Invite & Build a Zap.
3. Maak een Zap aan
Nadat je hebt geklikt op Accept Invite & Build a Zap kun je een nieuwe Zap aanmaken via Create Zap.
Voor de trigger zoek je Huddle op, en selecteer je de applicatie waar Latest wordt aangegeven om de nieuwste koppeling te kunnen gebruiken:
In het scherm rechts zie je de naam van de app (Huddle) en kun je kiezen wat de trigger is. We kiezen voor New Event Member, zodat deze zap van start gaat zodra er een nieuwe aanmelding is voor jouw evenement.
4. Koppel je Huddle account
Wanneer je op Continue klikt is het tijd om je Huddle te koppelen aan deze Zap. Hiervoor moet je jouw API-key invullen.
Waar vind ik mijn API-key?
Jouw API-key in Huddle vind je door naar Instellingen > Integraties > Webhooks te gaan in de beheeromgeving. Als je een nieuwe webhook aanmaakt, zie je hier ook een API-key. Kopieer deze en plak het in Zapier.
5. Test de Zap
In het volgende scherm gaat Zapier testen of ze een verbinding kunnen maken met jouw Huddle. Als dit lukt, zie je testdata verschijnen:
6. Actie selecteren
Je hebt nu een Zap met een trigger, namelijk New Event Member in Huddle. Deze Zap wordt dus uitgevoerd als er gebruiker zich aanmeldt voor jouw evenement in Huddle. Door op Action te klikken kan je andere applicaties (zoals Google Sheets, ActiveCampaign) toevoegen en hier een actie voor maken!
💡Tip: test je Zap uit door een (test)gebruiker zich te laten aanmelden.
Op die manier weet je zeker dat de koppeling werkt voordat je deze in de praktijk gaat gebruiken!
Een specifiek evenement selecteren
Het kan natuurlijk zijn dat jij meerdere evenementen op je Huddle hebt staan, en voor een specifiek evenement een koppeling wil maken met een andere software via Zapier.
Een specifiek evenement selecteren in Zapier is mogelijk door een filter toe te passen op jouw Zap. Met een filter kan je bepalen wanneer jouw Zap moet gaan lopen. Alleen als aan de voorwaarden van de filter zijn gedaan, zal jouw Zap geactiveerd worden.
❗Let op: Deze filter is niet beschikbaar met een gratis Zapier account.
1. Voeg een filter toe
Je kan een extra stap toevoegen tussen jouw trigger (Huddle) en je actie. Dit doe je door op het plusje (+) te klikken tussen de twee blokken:
Hier kies je voor Filter by Zapier:
2. Vul de voorwaarden in
Er verschijnen nu 3 velden in het scherm van de filter. Deze velden bepalen dus wanneer de Zap zal gaan lopen.
Voor het eerste veld selecteren we Event Title uit het lijstje
Voor het tweede veld selecteren we (Text) contains
In het derde veld vul je de naam van het evenement in waar je de Zap voor wil instellen
ℹ️ Voor het tweede veld is (Text) Contains niet verplicht, maar wel het minst foutgevoelig. De titel hoeft in dit geval niet exact overeen te komen met de titel van je evenement. (Text) Exactly matches kun je ook gebruiken voor dit veld. Hierbij moet de titel van je evenement dus wel exact overeenkomen.
3. Test de Zap uit
Zapier vraagt je nu om op 'Continue' te klikken om de Zap uit te testen. Je zult zien dat de test gefaald is, en dat jouw Zap niet zou gaan lopen. Geen zorgen, dit is precies de bedoeling :)
De reden waarom de test faalt, is omdat de test titel (Ultimate Frisbee Tournament) gebruikt wordt voor de test. Deze titel komt natuurlijk niet overeen met jouw evenement titel. In de praktijk wordt er niet gekeken naar de test titel, maar naar de titel van het evenement op jouw Huddle.
Je kan de Zap dus uittesten door een (test)gebruiker zich te laten aanmelden voor het specifieke evenement.
Met de filter kan je ook nog meerdere evenementen instellen. Via de + And knop kan je nogmaals hetzelfde als hierboven instellen, maar vul je dan een andere titel in.
