Wanneer is het handig om gebruikers te importeren?
Je kunt via de importfunctie in Huddle in één keer veel nieuwe leden toevoegen aan je Huddle.
Dit kan handig zijn als je net start met Huddle en je jouw bestaande klanten wil toevoegen aan jouw Huddle. Of bijvoorbeeld als je een product (cursus) hebt verkocht en je niet werkt met een automatische koppeling voor toegang. Dan wil je al je klanten in één keer toegang geven tot jouw cursus!
1. Het importeren van gebruikers
Om gebruikers te importeren open je de beheeromgeving. Ga in het linkermenu naar Gebruikers > Beheer en klik op Import:
Het invullen van het importbestand
Na het klikken op de import openen de instellingen. Bij stap 1 moet je het CSV-bestand downloaden en invullen. Download en open het bestand.
In dit format vul je verplicht de eerste drie kolommen in: email, firstname en lastname. Hier vul je dus de e-mailadressen, voornamen en achternamen van jouw nieuwe gebruikers in. Het invullen van de overige kolommen is niet noodzakelijk. Heb je geen achternaam van gebruikers, vul dan een streep (-) in.
Na het invullen van deze drie kolommen sla je het bestand op als CSV-bestand. Het bestand moet puntkomma (;) gescheiden zijn.
❗️Let op: Wijzig of verwijder de bestaande kolommen niet. Doe je dit wel, dan kan je importbestand niet geïmporteerd worden.
ℹ️ Op iOS-apparaten is het belangrijk dat je het bestand exporteert naar een .csv bestand na het aanpassen en opslaan.
2. De import voorbereiden
Bij stap 2 zal je het aangepaste importbestand gaan uploaden. Let op dat je alleen de kolommen hebt gevuld met gegevens en geen verdere wijzigingen hebt aangebracht, zoals het aanpassen of verwijderen van de kolommen.
Bij stap 3 selecteer je welke toegangsniveaus een gebruiker moet krijgen:
Elke gebruiker in jouw importbestand krijgt dit toegangsniveau toegewezen.
Als laatste stap kies je of je de gebruikers op de hoogte wil stellen. Nieuwe gebruikers kun je een welkomstmail versturen waarmee zij kunnen inloggen.
Bestaande gebruikers kun je een e-mail versturen als ze toegang hebben gekregen tot nieuwe producten (bijvoorbeeld doordat ze een nieuw toegangsniveau hebben gekregen).
3. De import uitvoeren
Controleer je instellingen. Als je alles naar wens hebt ingesteld, kun je de import starten met de knop Start import.
Zodra je op de knop hebt geklikt, wordt de import gestart. Je krijgt een e-mail wanneer de import is voltooid.
ℹ️ De verwerkingstijd van een import is afhankelijk van de hoeveelheid gebruikers in het importbestand. Een import van een klein aantal gebruikers is sneller geïmporteerd dan een import van honderden gebruikers.
Wat gebeurt er met bestaande gebruikers?
Heb je een e-mailadres in je importbestand van iemand die al bestaat in jouw Huddle? Geen zorgen, er wordt geen dubbel account aangemaakt.
Er kan een nieuw toegangsniveau toegevoegd worden aan een gebruiker als je bij de import een toegangsniveau hebt geselecteerd dat deze gebruiker nog niet heeft.
Krijgt de gebruiker geen nieuw toegangsniveau? Dan wordt deze gebruiker overgeslagen.
De import werkt niet
Als je geen e-mail ontvangt in je inbox over een succesvolle import, dan is er mogelijk iets misgegaan.
Het volgende kun je controleren:
Controleer het bestandstype
Controleer het bestandstype
De import ondersteunt alleen .csv bestanden. Controleer of je de juiste extensie hebt opgeslagen.
Heb je het bestand zelf gemaakt?
Heb je het bestand zelf gemaakt?
Maak niet het bestand zelf door de kolommen aan te maken met dezelfde namen, maar download ons importbestand en vul de gegevens in.
Is het importbestand ongewijzigd?
Is het importbestand ongewijzigd?
Het importbestand mag je niet aanpassen. Je downloadt het bestand en opent het. Je vult de eerste drie kolommen in: email, firstname, lastname. Je slaat het bestand op als CSV en importeert het. Verder wijzig je niets.
Is het het import bestand puntkomma (;) gescheiden?
Is het het import bestand puntkomma (;) gescheiden?
Voor de import van Huddle moet het bestand puntkomma ; gescheiden opgeslagen worden. Controleer de specificatie instellingen van het programma waarin je het bestand opent op jouw dekstop. Je kan de instelling vinden bij het opslaan van het bestand in Excel en Numbers.
Staan er spaties, witregels, symbolen in de import?
Staan er spaties, witregels, symbolen in de import?
Controleer het bestand op spaties en symbolen voor en achter de instellingen in het veld. Je mag geen witregels in het bestand gebruiken. Sla dus geen regel over.